על יתרונות השילוב של מערכות הזמנה דיגיטליות עם קופות בעסק

ההיבט החשוב ביותר באינטגרציה הוא סנכרון הזמנות בין תפריט הדיגיטלי לבין מערכת הקופות (POS) של העסק. במהלך יום עבודה ממוצע, אורחי המסעדה תוך שימוש בתפריט הדיגיטלי יכולים לבצע עשרות ואף מאות הזמנות. לכן, אוטומציה של העברת ההזמנות לקופה הופכת לעדיפות עליונה, שכן היא מאפשרת להפחית באופן משמעותי את כמות הטעויות ולזרז וליעל את עבודת הצוות.

באמצעות האינטגרציה, ההזמנה אשר התקבלה דרך התפריט הדיגיטלי נרשמת בקופה באופן אוטומטי, בדיוק כפי שהייתה מוזנת ידנית על ידי המלצר. בהתאם להגדרות מערכת הקופה, הזמנות חדשות שלא שולמו יכולות להופיע כהתראה הממתינה לאישור האחראי או, במידה ושולמו מראש, להישלח באופן אוטומטי לביצוע - מנות מועברות למדפסת במטבח, משקאות למדפסת של הבר וכד׳. שיטה זו מפשטת את עבודת הצוות ומפחיתה עומס מהמלצרים, אשר מרגע זה כבר לא צריכים לבזבז זמן על הזנת הזמנות ידנית בקופה ויכולים להתמקד על מתן שירות ללקוחות.

בנוסף, הצוות יכול לשלוט ועקוב אחר שלבי טיפול בהזמנה דרך מערכת הקופה, מה שמאפשר שליטה טובה יותר בתהליך העבודה. האורחים מצידם מקבלים עדכוני SMS אוטומטיים על מצב ההזמנה שלהם, מה שמעשיר את חווית האירוח שלהם ומעלה את רמת שביעות רצונם מהשירות ונאמנותם למקום.

פונקציית קריאת המלצר היא מרכיב חשוב נוסף בתפריט הדיגיטלי שכדאי לשלב עם מערכת הקופות. במסעדות עם שירות מלא, לעיתים קרובות מתעוררות סיטואציות שבהן האורחים רוצים לקרוא למלצר לשולחן כדי לשאול שאלה, לבקש סכו"ם נוסף, לשלם את החשבון או לטפל בבעיות אחרות. אינטגרציה בין מערכת התפריט הדיגיטלי למערכת הקופות מאפשרת להעביר את קריאת השירות מהאורח לצוות המסעדה באופן מיידי. הודעה על הקריאה מופיעה על מסך הקופה בציון השולחן ותוכן הפניה.

גישה זו מאפשרת לחסוך לפחות 50% מהזמן שהצוות בדרך כלל משקיע בטיפול בבקשות מסוג זה. המלצר לא צריך לבזבז זמן על גיחות נוספות לשולחן כדי לברר את הסיבה לקריאה — הוא רואה מיד מה האורח צריך ויכול לטפל בבקשה במהירות.

אחת הפונקציות החשובות של אנטגרציית מערכות הזמנה עם קופות ממוחשבות, אשר לעיתים קרובות אינה זוכה להתייחסות מספקת, היא תזמון מלאים או בהגדרה אחרת - סנכרון רשימות עצירה. במסעדה או בבית קפה רגילים, כמעט מדי יום עולה הצורך לסמן מנות או תוספות מסוימות כ”לא זמינות” בתפריט (הוספה לרשימת עצירה) בעקבות מחסור במרכיבים, עונתיות, תקלות בציוד או כל מיני סיבות אחרות.

כאשר מערכת ההזמנות מחוברת למערכת הקופות, עדכונים בזמינות המנות מתבצעים אוטומטית: מנות שמתווספות לרשימת עצירה בקופה יופיעו מיד כ”לא זמינות” גם בתפריט הדיגיטלי. כך נמנעת האפשרות שהאורחים ינסו להזמין מנות שאינן קיימות כרגע בתפריט, והצוות אינו נדרש לבטל או לשנות הזמנות לאחר ביצוען. תהליך זה מפחית משמעותית טעויות ומקל על עבודת הצוות.

בנוסף, האינטגרציה מאפשרת לצוות להגיב במהירות לשינויים בזמינות המנות ובהחזרתן למלאי. אם מנה או תוספת כלשהי יורדת מרשימת העצירה בקופה, המידע מתעדכן מיידית גם בתפריט הדיגיטלי, כך שלאורחים תמיד יוצג תפריט עדכני.

סנכרון של פריטי התפריט (כגון מנות, תוספות, מעפיינים, שתייה וכד׳) הוא אחד מהשלבים המורכבים ביותר ליישום באינטגרציה, אך גם מהחשובים. כאשר התפריט הדיגיטלי של המסעדה מסונכרן עם מערכת הקופות, הצוות אינו צריך לעדכן ידנית מחירים או פרטים אחרים של פריטי התפריט בשתי מערכות שונות במקביל. כל שינוי שמתבצע בתפריט במערכת הקופות — בין אם מדובר בעדכון מחירים, שמות, תיאורים, תמונות או הרכב המנות — מתעדכן אוטומטית בתפריט הדיגיטלי. כך נחסך זמן לצוות, וקטן הסיכון לטעויות בהזמנות.

אינטגרציה של מערכות הזמנה דיגיטליות עם מערכות קופות (POS) אינה רק צעד הכרחי לקראת מודרניזציה של העסק, אלא גם כלי אסטרטגי חשוב שמאפשר לשפר בצורה משמעותית את היעילות של העסק. כל אחת מהאינטגרציות שדנו בהן – סנכרון הזמנות ותשלומים, קריאות שירות, מלאים, ופירטי התפריט – תורמת לאופטימיזציה של התהליכים בכל הרמות: החל מעבודת הצוות ועד לאינטראקציה עם האורחים. טכנולוגיות אלו לא רק מייעלות תהליכי עבודה ומפחיתות טעויות, אלא גם מפשטות את ניהול העסק ומספקות חוויה נוחה ומהנה יותר ללקוחות.

בנוסף, שילוב עם מערכת הקופות מאפשר להבטיח דיוק גבוה בהצגת המידע והבערת הנתונים, לייעל את התהליכים התפעוליים ולצמצם עלויות. עבור המסעדות, המשמעות היא לא רק שירות משופר לאורחים, אלא גם שיפור היעילות התפעולית, מה שבסופו של דבר מוביל להגדלת הרווחים. אינטגרציה עם הקופה היא המפתח למימוש מלוא היתרונות שמציעות מערכות הזמנה דיגיטליות.

במידה והנכם מעוניינים לשלב פתרון הזמנות דיגיטלי בעסק הקולינרי שלכם - פנו למומחים של Gravy וקבלו ייעוץ מותאם אישית ועסקית ללא התחייבות >>

במאמרים הבאים נבחן לעומק את התועלת הכלכלית הרבה אשר תמונה בשימוש במערכות הזמנה דיגיטליות בעסקי המסעדנות והאירוח מסוגים שונים. בנוסף, נעמוד על הדרכים לבחור את הפתרונות המתאימים ביותר לעסק שלכם ועל התוצאות שניתן לצפות מהטמעתם.